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Wenn wir ehrlich sind, haben wir vor der COVID-19-Pandemie nicht darüber nachgedacht, ob wir für das Team-Meeting am kommenden Dienstag im Büro sein werden. Wo sollten wir denn sonst sein? Heutzutage sagen wir jedoch: Ich nehme dieses Mal remote teil. Und niemand wundert sich, denn wir schreiben nun das Zeitalter der „Phygital Collaboration“. 

Phygi-was? Kein Sorge, zur Erklärung dieser seltsamen Wortschöpfung kommen wir noch. Aber erstmal weiter im Text.

 

Plötzlich remote

Beim ersten Lockdown wurde die Zusammenarbeit außerhalb des Bürogebäudes für viele Unternehmen zur Challenge. Einerseits setzte die komplette Umstellung auf Remote Work technische Lösungen voraus, die vielerorts nicht vorhanden waren. Andererseits verlangte die physische Trennung auch nach einem Umdenken in der Führung und der Zusammenarbeit. Wir sind uns einig: Diese Herausforderungen wurden mal besser, mal schlechter umgesetzt.

Aktuell stellen sich die Weichen gerade wieder neu und Unternehmen kehren zur physischen Zusammenarbeit im Office zurück. Oft aber nur teilweise. Wie genau sieht das also aus?

 

Phygital Collaboration

Physisch + digital = phygital. Ja, das klingt nach Science-Fiction, ist aber im Grunde die Formel für die Zukunft der Zusammenarbeit. Damit ist auch eines ganz klar: Die Rückkehr zur Prä-COVID-Ära ist nicht mehr möglich. Jedes Unternehmen muss sich langfristig mit hybriden Formen der Zusammenarbeit auseinandersetzen und die Änderungen dafür nachhaltig etablieren – sofern das nicht schon passiert ist. Denn der Wunsch nach mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit ist definitiv da. Sei wegen des Mindsets der neuen Generationen, der Pandemie, der Internationalisierung oder der Digitalisierung. All diese Faktoren spielen eine Rolle in der Entwicklung hin zu phygitalen Arbeitsformen und machen deutlich, dass sich niemand mehr davor verstecken oder Schritte zurück machen kann. 

Was ist nun in der phygitalen Collaboration wichtig? Wir haben die Eckpunkte aus Sicht von Leader:innen und Mitarbeiter:innen sowie die notwendigen technischen und organisatorischen Aspekte zusammengefasst:

 

Tipps für Leader:innen

Als Leader:in erfordert die Umstellung auf hybride Zusammenarbeit die Weiterentwicklung deiner Leadership Skills und ein Umdenken, was Kollaboration bedeutet. Ziel ist es, die Teammitglieder sowohl physisch im Büro als auch im digitalen Raum bestmöglich und mit wahrgenommener Sicherheit in ihrem Tun zu führen. 

Damit das gelingt, geben wir Führungskräften eine ganz klare Empfehlung: auf Kontrolle und gefühlte Überwachung zu verzichten, um eine positive, respektvolle Unternehmenskultur zu schaffen. 

  • Es bedarf, vor allem im virtuellen Raum, mehr Kommunikation und Austausch, um bewusst wahrzunehmen, wie es Mitarbeiter:innen geht und was sie brauchen. Wichtig ist auch die Frage, wie du dein Team unterstützen kannst. Gerade hier fehlen oft die formlosen, spontanen Gespräche rund um die Kaffeemaschine. Virtuell ist es natürlich um einiges schwieriger, die Stimmung, Gestik und Mimik zu deuten. Darum ist es umso wichtiger, dir bewusst die Zeit für diesen informellen Austausch zu nehmen.
  • Sieh die digitale Zusammenarbeit nicht als etwas komplett Andersartiges an, sondern versuche genau die gleichen Formate und Arbeitsweisen umzusetzen, die schon im Büro funktioniert haben. Vereinbare Coffee Talks zum lockeren Austausch, regelmäßige 1-on-1-Gespräche mit einzelnen Mitarbeiter:innen und informiere klar darüber, wie und wann dich dein Team am besten erreichen kann. 

 

Tipps für das gesamte Team

Für Mitarbeiter:innen ist es wichtig, dass sie sich stets einbringen können, egal von wo sie arbeiten. Gerade in phygitalen Meetings sollte auch das gesamte Team darauf achten, dass virtuell teilnehmende Kolleg:innen zu Wort kommen können und sich nicht ausgeschlossen fühlen.

  • Vereinbart gemeinsam Spielregeln, wie die „Hand heben“-Funktion, damit kein Chaos in den Diskussionen entsteht. 
  • Plant zu Beginn eines jeden Team-Meetings Zeit für motivierende Worte ein. Jede:r bekommt die Chance sich zu bedanken, eine Person oder ein Thema hervorzuheben oder relevante Informationen zu teilen. Nicht vergessen: Das Pflegen des gemeinsamen Teamspirits liegt in der Verantwortung aller.
  • Stellt sicher, dass alle Teilnehmer:innen eines Meetings sichtbar sind. Das bedeutet, dass auch im physischen Raum alle virtuellen Teilnehmer:innen auf einem Bildschirm aufscheinen. Damit seht ihr einander, nehmt die Aufmerksamkeit und Stimmung untereinander besser wahr und könnt auf virtuell gehobene Hände besser reagieren.
  • Ein weiterer Tipp: Der Teil des Teams, der im Büro am Meeting teilnimmt, sollte bewusst fünf Minuten vor Start bereits in das Meeting einsteigen und das Funktionieren der Technik sicherstellen (Bild und Ton). Damit ermöglicht ihr Smalltalk mit den virtuellen Teilnehmer:innen und schafft gleich zu Beginn eine positive Stimmung. 

 

Alles steht und fällt mit der Technik

Phygitale Collaboration wird nur durch die Technik ermöglicht.

  • Nochmals: Voraussetzung für den phygitalen oder hybriden Austausch ist ein gutes Setup. Die technische Ausstattung im Homeoffice sollte einen PC mit Kamera sowie ein gutes Headset beinhalten. Für den physischen Meetingraum eignet sich ein großer, beweglicher Bildschirm mit Kamera und ein Konferenz-Lautsprecher mit guter Qualität.
  • Für die Zusammenarbeit braucht es die richtigen Tools. Mit digitalen Boards wie MIRO oder MURAL kann das gesamte Team interaktiv zusammenarbeiten.

 

Auch bei Leaders21 arbeiten wir hauptsächlich digital oder phygital zusammen und bieten unseren Kund:innen nahezu alle unsere Services auch digital an. 

Ja, es erfordert Kreativität und Fingerspitzengefühl, um die Zusammenarbeit in einem digitalen oder hybriden Setting in guter Qualität sicherzustellen. Aber die phygitale Collaboration schafft auch Möglichkeiten, die vor den Lockdowns niemals möglich gewesen wären. 

Wenn du spezifische Fragen hast, wie du die phygitale Zusammenarbeit mit deinem Team oder deinen Kolleg:innen am besten gestalten kannst, dann schreib mir gerne! Gemeinsam finden wir sicher das passende Setup.