Delegation: Wie alle davon profitieren

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Delegation ist ein zentrales Thema im Leadership und stellt eine Grundkompetenz von guten Führungskräften dar. Aufgaben zu delegieren sieht für viele Leader:innen oftmals aber leider so aus: Aufgabe in einer kurzen Teams-Nachricht weiterleiten, Hände abklopfen und hinter mir die Sintflut. Damit es dir anders ergeht, haben wir dir ein paar Tipps zum Thema zusammengefasst:

Wie funktioniert Delegation?

Im Management bedeutet Delegation die Abgabe von Kompetenz- und Verantwortungsbereichen an Mitarbeiter:innen. Management by Delegation bezeichnet das dazugehörige Konzept im Managementprozess. Bei dieser Führungstechnik werden zumeist wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben von Vorgesetzten an Mitarbeiter:innen delegiert.

Was ist dabei zu beachten:

Lege den Umfang der jeweiligen Aufgaben, und gegebenenfalls auch Meilensteine, vorab fest.
Übertrage den Mitarbeitenden entsprechende Vertretungsbefugnisse und Weisungsrechte zur Erfüllung dieser Aufgaben.
Überlasse die die operative Arbeit den jeweiligen Mitarbeiter:innen und konzentriere dich auf die Kontrolle der Ergebnisse.

Welche Aufgaben an welche Person delegiert werden können, hängt davon ab, wie sehr du dem jeweiligen Teammitglied vertraust. Visuell lässt sich das Ganze in den 5 Stufen der Delegation sehr gut darstellen:

Mit jeder Stufe steigt das Vertrauen der Leader:in und damit der Freiheitsgrad der Mitarbeitenden. Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, das richtige Maß zwischen möglicher Unter- und Überforderung zu finden, da Delegation immer situativ und individuell ist.

Neue Teammitglieder befinden sich meist auf der 1. Stufe, da sie sich erst einarbeiten müssen: Sie erhalten konkrete Vorgaben was bzw. wie es zu erledigen ist.
Wenn du eine:n Mitarbeiter:in bittest selbstständig einen Lösungsvorschlag oder Alternativen auszuarbeiten, dann sprechen wir von Stufe 3. Die Person bekommt vorab kein Briefing, da du darauf vertraust, dass sie sich gewissenhaft mit dem Thema auseinandersetzt.
Die ausgeprägteste Stufe der Delegation ist erreicht, wenn einer Person eine Aufgabe vollständig übertragen wird. Das Vertrauen ist so groß, dass jegliche Entscheidungen selbstständig getroffen werden können und dafür keine Rückmeldung erforderlich ist.

Deine Vorteile durch Delegation

Aufgaben abzugeben klingt per se immer gut und das ist es auch: Richtige Delegation bietet einen Mehrwert für Führunsgkräfte und Mitarbeitende!

💡 Delegation fördert die Eigenmotivation der Mitarbeiter:innen. Sie werden aktiver und es kommt vermehrt zu team- und bereichsübergreifender Kommunikation.

💡 Außerdem fallen starre Entscheidungsbefugnisse und Hierarchien, da sich die Entscheidungskompetenz und Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen erhöht.

💡 Die notwendige Einbeziehung des Teams in unternehmerische Ziele hat eine stärkere Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen zur Folge.

💡 Führungskräfte werden entlastet und können freigewordenen Kapazitäten für andere Leadership-Aufgaben nutzen.

Die Rahmenbindungen für erfolgreiches Delegieren

Wenn eine Aufgabe delegiert wird, geht es darum, dass diese sinngemäß und zielführend erledigt werden kann. Dafür gilt es ein paar Rahmenbedingungen zu klären, die wir zusammengefasst haben:

Wer genau übernimmt die Aufgabe bzw. wer trägt die Hauptverantwortung? Und darf weiterdelegiert werden?
Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
Was ist zu tun? Gibt es Zwischenziele?
Warum wird an Person X delegiert?
Wie soll die Vorgangsweise sein?
Auf welche Ressourcen (Zeit, Budget etc.) kann zurückgegriffen werden?
Sag Danke! (weil Wertschätzung & Respekt dazugehört)

Diese Rahmenbedingungen sorgen für Klarheit und legen die gegenseitigen Erwartungen fest. Beispielsweise wird deutlich warum eine Person diese Aufgabe erhält (Ressourcen, Expertise,..) oder wie der Prozess erfolgt (Meilensteine, Abstimmungen,..). Auch die Stufen der Delegation finden sich hier wieder: Umso mehr Verantwortung die Person erhält, desto weniger Kontrolle sollte seitens der Führungskraft spürbar sein.

Im Zuge von Delegation ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen in die Aufgabenverteilung mit einzubeziehen. Es soll zu keiner Unter- oder Überforderung kommen – die Person soll sich mit der Umsetzung wohlfühlen und sich im besten Fall über die Aufgabe und die anschließende Wertschätzung freuen.